Je gekozen filters:
Wis alle filters
MDO hoofd hals oncologie- RabboudMC

‘Deze blauwdruk is een super startpunt voor elk mdo’

05-02-2021
Het Radboudumc ontwikkelde een blauwdruk voor een efficiënt en effectief multidisciplinair overleg (mdo). Het is een praktisch hulpmiddel met handige stappenplannen en voorbeelden, waarmee andere ziekenhuizen en netwerken direct aan de slag kunnen. Donderdag 4 maart houden we een online Verdiepingssessie over het optimaliseren van het mdo.

Hoe richten we ons multidisciplinair overleg efficiënt en effectief in, zodat zorgprofessionals er niet onnodig veel tijd aan kwijt zijn? Dat was de grote vraag voor Carla Smits, linking pin van de regio Oost-Nederland en verantwoordelijk voor het project Blauwdruk optimaal mdo van het thema Passend behandelplan. “Het aantal mdo’s is de afgelopen jaren sterk toegenomen, en daarmee ook de tijdsinvestering van zorgprofessionals”, vertelt ze. Ze ziet dat dagelijks om zich heen, want ze is ook bestuurslid van het Radboudumc Centrum voor Oncologie. “In het Radboudumc vinden wekelijks 23 mdo’s plaats van dertien oncologische ketens. Per mdo vergaderen gemiddeld tien zorgprofessionals zo’n anderhalf tot twee uur en vaak hebben ze meerdere mdo’s per week. Je begrijpt dus wel dat er flink beslag wordt gelegd op hun agenda’s.”

“Carla beschrijft precies het probleem waar elk umc mee worstelt”, weet projectleider Mark Tolboom van Vintura. “Heel goed dat het Radboudumc dit project heeft geïnitieerd met als doel een hulpmiddel te ontwikkelen dat alle ziekenhuizen en netwerken kunnen gebruiken om de processen rondom hun mdo's te stroomlijnen.” 
Een mdo is veel meer dan alleen het bespreken van patiënten, aldus Tolboom: “Dat is slechts een klein gedeelte van het hele proces. Een patiënt moet worden aangemeld, het mdo wordt voorbereid, er wordt een verslag van de bespreking gemaakt en dat moet weer worden gedeeld met de huisarts of het verwijzende ziekenhuis. Je moet dus zorgen dat je de gegevens gestructureerd krijgt aangeleverd en dat er een goede rolverdeling is. Als je dat goed voor elkaar hebt, verloopt de bespreking van de individuele patiënt sneller en beter.”

Bruikbaar voor andere ziekenhuizen en netwerken 
De Blauwdruk is een hulpmiddel om mdo’s te optimaliseren. Het kan ook een leidraad vormen bij het opzetten van een nieuw regionaal mdo. Het is makkelijk aan de eigen context aan te passen.  Wat meer is, de Blauwdruk heeft zijn weg al gevonden naar andere ziekenhuizen, onder meer het umc Utrecht. Daar wordt ook gewerkt aan de organisatie van mdo’s in het project Mdo’s in de regio Utrecht dat eveneens onder de vlag van het thema Passend behandelplan valt. De Blauwdruk wordt positief ontvangen, weet Smits: “Projectleiders en programmamanagers van soortgelijke projecten reageren heel enthousiast, ze vragen of ze er onderdelen uit mogen gebruiken. Ja natuurlijk; kennis delen en beschikbaar stellen is precies wat we willen.” 
Binnen het Radboudumc tonen ook niet-oncologische afdelingen interesse, zoals Cardiologie  en Infectieziekten. “De blauwdruk is geschikt voor alle mdo’s en dus zorgbreed in te zetten”, zegt Smits. “Het is een super startpunt voor alle soorten mdo’s”, voegt Tolboom toe. 

In gesprek met stakeholders    
Het Radboudumc Centrum voor Oncologie heeft de zorg voor patiënten met kanker georganiseerd in regionale zorgketens voor bepaalde tumorsoorten. Elke keten heeft een zogeheten keteneigenaar. Smits en Tolboom presenteerden hun visie en plannen eerst bij deze keteneigenaren. Tolboom: “We hebben uitgelegd dat we in kaart brengen hoe een mdo nu verloopt, welke problemen we tegenkomen en welke oplossingen daar voor zijn. Ook hebben we met de keteneigenaren overlegd met welke tumorsoort we het best konden starten.” 

Implementatieles: stakeholders meenemen
“In de beginfase van je project moet je heel goed nadenken over wie je stakeholders zijn”,  zegt Gera Welker, implementatiedeskundige bij het UMCG. “Wie zijn belangrijk om bij je project te betrekken en op welke manier ga je dat doen? Heel goed dat Carla en Mark zijn begonnen bij de keteneigenaren. Ze hebben hen direct meegenomen in hun plan zodat ze vanaf de start konden meedenken. Dat is belangrijk om draagvlak te hebben voor latere succesvolle implementatie.” 
 

Wat levert het op?
Smits en Tolboom staken er veel tijd in om hun project aan de man te brengen. “We deden ons best om heel goed over het voetlicht te brengen wat er gaat veranderen en wat het oplevert,” zegt Tolboom. “We namen ruim de tijd om hierover met zorgprofessionals in gesprek te gaan. Eenmaal over de drempel, waren mensen bereid om mee te denken om die verbeterstap te zetten. Iedereen merkt dat er binnen het ziekenhuis steeds meer wordt overlegd. Het gezamenlijk doel is dan ook om te kijken hoe we dit zo efficiënt mogelijk kunnen doen. Als je met een goed plan komt, dan staan mensen daar heel erg voor open.” 

Implementatieles: urgentie duidelijk maken
Welker: “Ook op dit punt hebben ze het goed aangepakt. De vraag is inderdaad altijd: wat is de urgentie van jouw project? Het werkt het best als mensen die urgentie zelf ervaren. Vaak kun je dat bereiken door er een verhaal over te vertellen of door met een aansprekend voorbeeld te komen.”
Laten zien wat een project uiteindelijk zal opleveren, is ook een manier om mensen mee te nemen, aldus Welker. “Ook al weet je dat aan het begin van een project misschien niet precies, je voelt wel waar de pijn zit. In dit geval is dat de tijd die specialisten kwijt zijn aan vergaderen terwijl ze die tijd liever besteden aan hun patiënten. Je kunt dan beginnen met laten zien hoeveel tijd een mdo op dit moment kost. Vaak krijg je gaandeweg een project steeds beter in kaart wat het gaat opleveren. Het is een goed idee om dit dan ook regelmatig te laten zien aan de betrokkenen.” 
 

De blauwdruk in de praktijk 
Een van de instrumenten die deel uitmaken van de Blauwdruk is een scan waarmee tumorwerkgroepen hun mdo kunnen inventariseren en verbeteren. De tumorwerkgroep melanoom van het Radboudumc doorliep deze scan samen met Tolboom. Dat kostte twee uur – een investering waar ze bij voorbaat wel even tegenaan hikten, maar waar ze achteraf heel blij mee zijn. Han Bonenkamp, chirurg-oncoloog, nam deel aan die scan. Hij kent de gang van zaken bij de mdo’s in het Radboudumc goed, wekelijks schuift hij aan bij de mdo’s van de tumorwerkgroepen schildkliercarcinoom, melanoom, en sarcoom. Die verlopen allemaal op hun eigen manier, afhankelijk van wie het mdo voorzit en wie eraan deelnemen. “Er is niet één werkwijze en de rolverdeling is ook niet altijd duidelijk”, zegt hij. “Mark liet ons dit haarscherp zien. Uit de sessie kwam naar voren dat onze aanmelding beter kan en dat we ieders rol duidelijker moeten definiëren.”
Bonenkamp illustreert dit met een voorbeeld: “Op onze afdeling regelen de casemanagers de gehele patiëntenlogistiek. Zij hebben contact met patiënten in de regio, maken afspraken, melden hen aan voor het mdo, koppelen informatie terug naar de patiënt, beantwoorden tussendoor vragen. Patiënten lopen ermee weg, en voor ons specialisten is het ook heel fijn dat patiënten zich zo goed bediend voelen. Maar voor een mdo werkt het contraproductief, omdat niet meteen duidelijk is of een aangemelde patiënt uit eigen huis komt of afkomstig is van een ander ziekenhuis, en wie hem of haar dan moet informeren. Een optimaal mdo verloopt volgens een duidelijk proces waarbij iedereen weet wat hij moet doen. Dan weet je waar je aan toe bent en verloopt alles veel efficiënter.” 
Inmiddels werkt de tumorgroep melanoom aan de implementatie van de adviezen die uit de sessie naar voren kwamen. “Dit betekent onder meer dat we de aanmelding strakker gaan organiseren”, aldus Bonenkamp. “Ook kijken we samen met onze casemanagers hoe we tegemoet kunnen komen aan de wensen van andere partijen in het mdo, terwijl ze hun eigen werkwijze en het contact met patiënten behouden. Ik verwacht dat we deze verbeteringen in de loop van het voorjaar hebben doorgevoerd.”

Implementatieles: weerstand wegnemen
Welker: “Dit is een heel belangrijk punt: je gaat je proces veranderen. Je hebt er met veel mensen over nagedacht, je hebt bedacht hoe je het anders gaat doen, je voelt al wel aan wat het kan opleveren. Maar om het dan daadwerkelijk in de praktijk te brengen, om het echt te implementeren, daar is nog veel meer voor nodig. Want iedereen die erbij betrokken is, moet op een andere manier gaan werken. Hoe vlieg je dat aan? Hoe zorg je dat iedereen het snapt? Het kan nuttig zijn als mensen zelf kijken naar hoe ze het nu doen en hoe het anders zou kunnen.”
Als er weerstand is, dan helpt het om op dat moment ‘dat goede verhaal’ paraat te hebben, zegt Welker. “Dat wil je graag laten vertellen door mensen die het in hun eigen woorden kunnen overbrengen aan hun collega’s. Als de weerstand bijvoorbeeld zit bij bepaalde dokters, dan kun je het beste zorgen dat een van die dokters je ambassadeur is. Die kan jouw boodschap veel beter overbrengen omdat hij de taal spreekt van zijn collega’s.” 

Voortvarend van start
Ook bij een project dat soepel en grotendeels volgens het boekje verloopt, wordt weleens iets over het hoofd gezien. “In het begin hebben we onvoldoende geluisterd naar de medisch ondersteunende afdelingen, dus de radiologie en de pathologie”, vertelt Tolboom. “Terwijl deze collega’s wekelijks aanschuiven bij al die 23 mdo’s en dus heel belangrijk zijn. We hadden ze van het begin af aan een veel prominentere rol moeten geven in het project.” Aanvankelijk leek dat juist heel goed te gaan: “Bij een van de ketens zijn we heel voortvarend van start gegaan met de afdeling radiologie. We vertelden over ons project, interviewden mensen, vroegen naar hun ideeën. Gaandeweg het traject hebben we samen met de keteneigenaar gekeken hoe we het proces konden optimaliseren en hadden we minder aandacht voor de radiologen. Die trokken op een gegeven moment terecht aan de bel.”  Dus, concludeert Tolboom, wil je een mdo optimaliseren, dan moet je álle betrokken afdelingen erbij betrekken zodat de oplossing ook door iedereen gedragen wordt. “Anders loop je het risico dat mensen zich niet serieus genomen voelen. Bovendien creëer je misschien een oplossing die voor veel partijen optimaal is, maar die voor de medisch ondersteuners niet werkt.”

Implementatieles: blijven afstemmen
Welker: “Heel herkenbaar. Er zijn altijd zoveel stakeholders, je kunt onmogelijk iederéén meenemen. Dus je moet heel goed bepalen wie nou de mensen zijn die dit voor elkaar moeten krijgen. Die wil je vanaf het begin betrekken bij je project, ze écht de gelegenheid  geven om mee te denken. Niet alleen om ze over de streep te trekken, maar ook omdat het echt zinvol en nodig is. Want zij zien vanuit hun perspectief andere dingen die van belang zijn of die ze kunnen bijdragen. Kies wel mensen uit die in staat zijn om hun eigen achterban goed mee te nemen. Ga met hen het gesprek aan en bekijk gezamenlijk wat er nodig is om je project voor elkaar te krijgen.” 

Ict-perspectief
Tolboom geeft aan dat ict-oplossingen steeds belangrijker worden om processen tussen ziekenhuizen verder te optimaliseren. Des te belangrijker dat er landelijke en regionale initiatieven zijn om de digitale gegevensuitwisseling verder te verbeteren, zo ook onder de vlag van het programma Naar regionale oncologienetwerken. 
Smits: “Het Radboudumc is bezig om een uniform aanmeldformulier voor het mdo te ontwikkelen, aangepast aan de Gegevenssets oncologie en zodanig ingericht dat we het straks kunnen gebruiken in ons mdo-portaal. Voor een efficiënt mdo is een uniform aanmeldformulier dat door iedereen gebruikt wordt, van wezenlijk belang. Momenteel hebben we meerdere formulieren die her en der op websites gepubliceerd zijn. Dat werkt niet prettig en kost onnodig veel tijd voor de aanvragers.” 

Implementatieles: ict inzetten
Welker: “Bij een project als dit is de ict-afdeling zeker een heel belangrijke stakeholder. Die wil je vanaf het begin laten meedenken en telkens laten reflecteren vanuit hun positie over wat wel en niet kan. Je kunt ict ook vaak heel bewust inzetten om zo’n proces anders te laten verlopen. Als je bijvoorbeeld één aanmeldformulier beschikbaar stelt in je systeem, dan moet iedereen wel op die manier werken.”

 

De Blauwdruk op een rijtje:
De Blauwdruk biedt handvatten voor ziekenhuizen en netwerken om hun lokaal of regionaal mdo optimaal in te richten. Het is een praktisch, flexibel hulpmiddel dat gemakkelijk kan worden toegesneden op de eigen context. 

De Blauwdruk is beschikbaar voor iedereen die ermee aan de slag wil. Het pakket bestaat uit drie delen: een verbeterplan voor bestaande mdo's, een stappenplan voor het opzetten van een nieuw regionaal mdo en een omvattend document, de Generieke blauwdruk, dat bedoeld is als naslagwerk.

Klik op een onderdeel om de pdf te downloaden:

 

Verdiepingssessie Optimaliseren van het mdo - donderdag 4 maart 17.00-18.00 uur
Wil je meer weten of ben je zelf aan de slag met het optimaliseren van het mdo? Neem dan deel aan onze online Verdiepingssessie over dit onderwerp.